Module 0 — Introduction, Introduction à l’IFS Food Version 8

Le référentiel, son champ d’application et le protocole de certification · Parties 0 et 1

 

Ce qu’est l’IFS Food — et ce qu’il n’est pas

L’IFS Food est un référentiel privé d’audit de la sécurité des denrées alimentaires et de la qualité, détenu par IFS Management GmbH, société elle-même détenue par la fédération allemande du commerce de détail (Handelsverband Deutschland, HDE) et par son homologue française, la Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD). Sa première version date de 2003 : les deux fédérations avaient besoin d’un standard commun pour auditer les fournisseurs qui fabriquaient leurs marques de distributeur. Cette origine explique tout le reste. L’IFS n’a pas été écrit par un organisme de normalisation pour structurer le management d’une entreprise ; il a été écrit par des acheteurs pour savoir si ce qu’ils achètent est sûr, légal, authentique et conforme à ce qu’ils ont commandé.

La Version 8 a été publiée en avril 2023. Elle a été révisée par les groupes de travail nationaux, le comité technique international et l’équipe technique IFS, avec des représentants des distributeurs, de l’industrie, de la restauration hors foyer et des organismes de certification, issus d’Europe, d’Amérique du Nord et du Sud et d’Asie. Les audits selon la Version 8 sont possibles depuis le 1er octobre 2023 et obligatoires depuis le 1er janvier 2024. Un site qui prépare aujourd’hui son audit n’a donc plus le choix de la version : c’est la Version 8, intégralement.

Le référentiel affiche son objectif sans détour : évaluer si les activités de transformation d’un fabricant sont capables de produire des produits sûrs, légaux et conformes aux spécifications du client. La formulation mérite qu’on s’y arrête, parce qu’elle contient les trois critères que l’auditeur va appliquer en permanence. La sécurité, c’est le danger sanitaire. La légalité, c’est la conformité réglementaire — et l’IFS précise qu’elle s’apprécie au regard des pays de production ET des pays de destination, ce qui est une contrainte réelle pour tout exportateur. La conformité aux spécifications client, c’est le contrat commercial : recette, poids, allégations, cahier des charges. Un produit parfaitement sûr mais non conforme au cahier des charges du distributeur reste un produit non conforme au sens de l’IFS.

Ce que l’IFS Food n’est pas

L’IFS Food n’est pas une norme ISO. Il n’est pas publié par l’ISO, il n’est pas adopté par des comités nationaux, et il n’obéit pas à la structure de haut niveau commune aux normes de système de management. La confusion est fréquente parce que l’IFS mentionne bien l’ISO/IEC 17065:2012 — mais cette référence concerne l’accréditation des organismes de certification, pas le contenu que l’on demande au site. Autrement dit : l’ISO/IEC 17065 encadre celui qui vous audite, pas ce sur quoi vous êtes audité.

L’IFS Food n’est pas non plus un système de management générique. On n’y trouve ni contexte de l’organisation, ni parties intéressées, ni approche par les risques et opportunités au sens des normes de management. Là où une norme de management décrit un cadre dans lequel l’entreprise définit elle-même ses objectifs, l’IFS pose 232 exigences concrètes que l’auditeur note une par une. La marge d’interprétation existe — l’IFS revendique une approche fondée sur le risque, qui laisse au site la souplesse d’adapter la mise en oeuvre à ses produits et à ses procédés — mais elle porte sur le comment, jamais sur le si.

Enfin, l’IFS Food n’est pas une certification de produit au sens d’un label consommateur. Le référentiel se définit lui-même comme une certification produit et procédé (product and process certification), et c’est une nuance décisive : ce que l’on certifie, c’est la capacité d’un site à fabriquer conformément, et non un lot ou une référence commerciale. C’est pourquoi le logo IFS Food ne doit jamais figurer sur le produit lui-même, sur son emballage, ni sur un document publicitaire susceptible d’atteindre le consommateur final. L’IFS est un signal entre professionnels : du fournisseur vers l’acheteur, pas du fabricant vers le consommateur.

L’esprit du référentiel

L’esprit de l’IFS tient dans une phrase du référentiel : les audits IFS sont centrés sur le produit et sur le procédé. Concrètement, l’auditeur ne part pas de vos procédures pour vérifier qu’elles sont appliquées ; il part d’un produit qu’il a lui-même choisi et remonte la chaîne. Il prélève un échantillon — acheté en magasin ou pris sur les échantillothèques —, lance un test de traçabilité dessus, va voir la ligne qui l’a fabriqué, puis seulement ensuite ouvre les dossiers pour vérifier que les enregistrements racontent la même histoire que ce qu’il a observé. C’est ce que l’IFS appelle l’approche produit et procédé, ou PPA. Un site qui prépare son audit en polissant ses classeurs et en négligeant ses ateliers prépare le mauvais audit.

Cette logique a une conséquence chiffrée qu’il faut retenir : au moins 50 % de la durée totale de l’audit doit être consacrée à l’évaluation sur site, dans les zones de production. Ce pourcentage peut descendre à un tiers seulement si le site a des procédés simples et si la durée d’audit après réduction atteint au minimum 1,25 jour. La moitié de l’audit se passe donc en atelier, pas en salle de réunion.

Le champ d’application : qui doit se faire certifier

La règle d’applicabilité de l’IFS Food tient en une phrase, et elle est stricte : l’IFS Food ne peut être appliqué que lorsqu’un produit est transformé, ou lorsqu’il existe un risque de contamination du produit venant du conditionnement primaire. Deux portes d’entrée, donc. La première est évidente : si vous transformez la matière — vous cuisez, vous découpez, vous fermentez, vous mélangez —, vous relevez de l’IFS Food. La seconde est celle qu’on oublie : même sans transformer, si vous mettez un produit nu au contact de son emballage primaire, vous créez un risque de contamination, et vous relevez également de l’IFS Food. Le conditionneur de produits en vrac est dans le champ, exactement comme le transformateur.

Le critère qui tranche est donc celui du produit nu. Tant que le produit est protégé par son emballage primaire et que l’on se contente de le déplacer, de le stocker ou de le regrouper, on est dans le monde de la logistique. Dès que le produit est exposé, ou dès qu’on l’enferme dans son emballage primaire, on est dans le monde de la fabrication. C’est cette frontière qui répartit les entreprises entre les différents référentiels IFS.

Se situer parmi les référentiels IFS (Annexe 1)

Référentiel	À qui il s’adresse
IFS Food	Sites qui transforment des denrées alimentaires ou qui conditionnent des denrées en vrac, dès lors qu’il y a transformation ou risque de contamination lié au conditionnement primaire.
IFS Broker	Négociants, agents et courtiers qui peuvent être propriétaires des produits mais n’en prennent typiquement pas possession physique : pas d’entrepôt, pas de station de conditionnement, pas de flotte de camions. S’applique aussi au non-alimentaire et aux emballages.
IFS Logistics	Prestataires logistiques : transport, stockage, chargement et déchargement, pour tous modes de transport et toutes températures. Concerne les produits déjà conditionnés en primaire, plus certains produits nus comme les carcasses ou le vrac citerné.
IFS PACsecure	Fabricants de matériaux et de composants d’emballage, alimentaires et non alimentaires.
IFS HPC	Fabricants de produits d’entretien et de soin de la personne, ou conditionneurs de ces produits en vrac, selon la même logique de transformation ou de risque au conditionnement primaire.
IFS Wholesale / Cash & Carry	Entreprises de commerce de gros, y compris certaines activités de traitement ou de transformation, ainsi que les stations de conditionnement de fruits, légumes et oeufs.
IFS Progress	Programmes d’évaluation en deux niveaux destinés aux fournisseurs qui ne sont pas encore prêts pour une certification, et qui progressent vers elle selon un calendrier convenu avec leurs clients.

Trois cas de figure méritent d’être détaillés parce qu’ils reviennent constamment sur le terrain. Premier cas : le site transforme ET négocie. S’il veut faire certifier ses activités de négoce, il faut réaliser un audit combiné IFS Food et IFS Broker, et le site obtient alors deux rapports et deux certificats. Deuxième cas : le site transforme et assure lui-même son stockage et son transport. Ces activités sont déjà couvertes par les chapitres dédiés de la checklist IFS Food, un audit IFS Logistics n’est donc pas nécessaire ; il reste possible si l’entreprise ou son client le souhaite, mais uniquement pour des produits préemballés, et les exigences IFS Food sur le transport et le stockage seront évaluées de toute façon. Troisième cas : les activités logistiques sont déportées hors du site. Le site a alors trois options — les inclure dans le périmètre IFS Food en déclarant clairement la structure décentralisée dans le profil d’entreprise du rapport, ne pas les auditer en indiquant clairement qu’elles ne sont pas certifiées IFS Logistics, ou faire réaliser un audit IFS Logistics distinct.

Les périmètres produit et technologie (Annexe 3)

Le périmètre d’audit d’un site s’exprime toujours comme la combinaison d’un ou plusieurs périmètres produit et d’un ou plusieurs périmètres technologie. Les périmètres produit sont au nombre de onze : viandes rouges et blanches, volailles et produits carnés ; poissons et produits de la mer ; oeufs et ovoproduits ; produits laitiers ; fruits et légumes ; produits céréaliers, boulangerie et pâtisserie industrielles, confiserie et snacks ; produits combinés ; boissons ; huiles et graisses ; produits secs, autres ingrédients et compléments ; aliments pour animaux de compagnie. Ils décrivent ce que le site fabrique.

Les périmètres technologie, notés de A à F, décrivent comment il le fabrique : A pour la stérilisation en emballage final, B pour la pasteurisation thermique, l’UHT, le remplissage aseptique ou à chaud et les autres techniques de pasteurisation, C pour les traitements de conservation — irradiation, salage, marinage, fumage, fermentation, séchage, filtration —, D pour les traitements qui maintiennent l’intégrité du produit comme la congélation, la réfrigération ou le trempage antimicrobien, E pour les systèmes qui préviennent la contamination comme le conditionnement sous atmosphère modifiée ou sous vide et les technologies de salle propre, F pour toutes les autres manipulations : cuisson, embouteillage, friture, découpe, tranchage, mélange, abattage, étiquetage, distillation, mouture.

Sous chaque lettre se trouvent des étapes de procédé numérotées de P1 à P13, et la distinction entre les deux niveaux est loin d’être cosmétique : seuls les périmètres technologie de A à F servent à qualifier les compétences de l’auditeur IFS, alors que les étapes P1 à P13 servent uniquement à calculer la durée d’audit. Une déclaration approximative des étapes de procédé se paie donc directement en jours d’audit. Le référentiel donne un exemple parlant : un site produisant de la crème glacée relèvera du périmètre produit 4 (produits laitiers) et des périmètres technologie B (pasteurisation), D (congélation et refroidissement) et F (mélange et conditionnement), à ajuster selon ses procédés réels.

Ce que le périmètre doit dire, et ce qu’il ne doit pas dire

Le périmètre d’audit doit couvrir la totalité des activités du site : toutes les lignes de production et tous les produits fabriqués, qu’ils portent la marque d’un client ou la marque propre de l’entreprise. Il est convenu entre le site et l’organisme de certification avant l’audit, inscrit au contrat, puis revu et confirmé par l’auditeur pendant la réunion d’ouverture. Il doit être décrit avec suffisamment de détail : le référentiel oppose explicitement une description correcte — « production de saucisses fermentées, saucisses échaudées, saucisses cuites et fumées, jambon cuit et jambon cru » — à une description incorrecte — « produits à base de viande ». Le type d’emballage doit également être décrit, ainsi que les procédés caractéristiques qui différencient le produit et qui ne vont pas de soi.

À l’inverse, certaines mentions sont interdites. Les mots stockage, transport, ventes, distribution, recherche, développement et conception ne doivent pas figurer dans le périmètre, parce que ces activités font toujours partie de l’audit IFS Food : les mentionner n’apporte aucune information. L’étiquetage ne se mentionne que s’il constitue une étape de procédé essentielle. Les marques commerciales sont interdites, les allégations aussi — à une exception près, les indications géographiques protégées, qui peuvent être citées mais imposent alors l’ajout d’un avertissement précisant que le schéma d’indication géographique est une qualité extrinsèque du produit non couverte par l’évaluation IFS Food.

Exclusions et processus externalisés

L’exclusion d’un procédé de production, stockage et transport compris, n’est jamais autorisée. L’exclusion d’un produit n’est en principe pas autorisée non plus, mais elle peut être acceptée dans des conditions strictes définies par l’arbre d’exclusion de l’Annexe 4. Cet arbre se présente comme un questionnaire que l’organisme de certification — et non l’entreprise — doit remplir avant l’audit. Il vérifie successivement si le produit est une marque de distributeur, s’il est saisonnier ou sporadique, s’il est clairement différenciable des produits inclus, si ses premières étapes de production sont communes avec celles des produits inclus, s’il passe dans une zone différente, et enfin si le risque de contamination entre produits inclus et exclus est maîtrisé. Une seule réponse défavorable et l’exclusion devient impossible. La logique de l’arbre est simple : l’exclusion n’est envisageable que lorsque la ligne ou la zone est totalement indépendante depuis le début, sans aucun risque de contamination croisée.

Trois points complètent le dispositif. Une exclusion accordée doit être redéfinie et revue chaque année par l’organisme de certification. Le nombre d’employés retenu pour calculer la durée d’audit reste toujours l’effectif total du site, jamais le seul effectif affecté à l’activité non exclue. Et si l’auditeur constate sur place une exclusion non justifiée, elle est auditée immédiatement, avec révision du périmètre et éventuellement de la durée, ou plus tard par un audit d’extension.

Les processus partiellement externalisés obéissent à une logique distincte. L’IFS définit un processus partiellement externalisé comme une étape de production réalisée hors du site par un tiers pour le compte du site certifié, conditionnement primaire et étiquetage inclus, y compris lorsque le tiers est une société soeur du même groupe. Le critère de distinction avec une matière première est la propriété : une matière première est achetée à un fournisseur, alors qu’un produit issu d’un processus partiellement externalisé appartient toujours au site audité. Dans ce cas, les exigences § 4.4.5, § 4.4.6 et § 4.4.7 s’appliquent et sont auditées, les étapes de procédé externalisées ne sont pas retenues dans le périmètre, et le certificat porte la mention « Outre sa production propre, l’entreprise a des processus partiellement externalisés ».

Les produits entièrement externalisés et les produits négociés sont, eux, par nature hors du champ de la certification IFS Food. Un produit entièrement externalisé est fabriqué, conditionné et étiqueté par un autre site sous la marque de l’entreprise ou de son client ; un produit négocié est fabriqué, conditionné et étiqueté par et sous le nom d’une autre entreprise. L’IFS recommande de couvrir ces activités par un IFS Broker ou un référentiel GFSI équivalent, et impose dans tous les cas que le certificat et le profil d’entreprise du rapport précisent si ces activités de négoce sont certifiées ou non.

Un site, un audit, un certificat

La certification IFS Food est toujours spécifique à un site : une entité juridique, une adresse, un certificat. Le référentiel distingue quatre configurations. Le site unique, non piloté par un siège, avec une seule entité juridique et aucune structure décentralisée : un audit, un COID, un rapport, un certificat. Les sites multi-localisations, où plusieurs sites de production existent à des adresses différentes, avec ou sans siège. Le site multi-entités juridiques, où plusieurs entités coexistent sur une même implantation physique. Et le site à structures décentralisées, c’est-à-dire disposant d’ateliers annexes lui appartenant, qui doivent être audités et inclus dans le périmètre dès lors que l’audit du site principal ne suffit pas à donner une vue complète des procédés.

Le cas du siège appelle une vigilance particulière. Si le siège exerce lui-même des activités de transformation, il est audité et détient son propre certificat. S’il n’en exerce pas, il ne peut pas être certifié, et l’entreprise choisit d’organiser ou non un audit spécifique de ses activités — cet audit-là pouvant être réalisé à distance. Si un audit de siège est réalisé, il doit toujours précéder l’audit de chaque site du cycle, avec un délai maximal de douze mois entre les deux. Et surtout, une non-conformité relevée au siège atteint tous les sites : leurs certificats sont suspendus, et la suspension ne peut être levée qu’après un audit de suivi positif du siège. Les écarts relevés au siège ne peuvent pas être résolus partiellement dans les rapports des sites ; ils peuvent être déclassés, par exemple en écart simple, mais ni corrigés ni améliorés en une meilleure notation.

Pourquoi ce référentiel existe

La raison d’être de l’IFS est d’abord économique. Avant 2003, un fabricant de marques de distributeur subissait autant d’audits fournisseurs qu’il avait de clients, chacun avec sa grille, ses attentes et ses délais. Le référentiel le dit explicitement : la certification IFS permet de réduire le coût d’audits longs et répétitifs. En harmonisant la grille, l’IFS transforme une dizaine d’audits clients en un audit unique, réalisé par un tiers accrédité, dont le rapport est accessible à tous les clients via une base de données commune. C’est un gain de temps pour le fournisseur et un gain de comparabilité pour l’acheteur.

La deuxième raison est la sécurité des aliments elle-même. L’IFS revendique d’aller au-delà de la seule sécurité produit, avec pour ambition de « livrer des produits de confiance » qui répondent aux attentes de l’entreprise acheteuse. Cette formulation contient un déplacement important : la confiance ne se limite pas à l’absence de danger sanitaire, elle englobe l’authenticité du produit et sa conformité au contrat. C’est ce qui explique la présence, dans la checklist, de chapitres consacrés à la fraude alimentaire (§ 4.20) et au food defence (§ 4.21) : le référentiel se préoccupe autant des actes intentionnels — substitution frauduleuse d’un ingrédient, malveillance sur une ligne — que des dangers accidentels.

La troisième raison tient à la structure du marché. Les IFS sont des référentiels globaux et uniformes, conçus pour apporter transparence et comparabilité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement en aval de la ferme. Ils répondent à la mondialisation des approvisionnements et à l’importance croissante des marques de distributeur, dont l’enseigne est juridiquement et commercialement responsable. Un distributeur qui appose son nom sur un produit qu’il ne fabrique pas a besoin d’un mécanisme de contrôle de son fournisseur qui soit aussi crédible que s’il l’avait fabriqué lui-même. C’est exactement ce que l’IFS lui fournit.

La quatrième raison, enfin, est celle de la reconnaissance GFSI. Un référentiel reconnu par la Global Food Safety Initiative est accepté comme équivalent par les distributeurs qui adhèrent à cette initiative : le fournisseur certifié n’a pas à multiplier les certifications concurrentes. Cette reconnaissance impose en contrepartie que la certification soit délivrée par des organismes tiers indépendants, accrédités selon l’ISO/IEC 17065:2012 et sous contrat avec IFS Management GmbH, et qu’un dispositif de surveillance de ces organismes existe. C’est le rôle du programme Integrity.

L’architecture du référentiel

Le référentiel IFS Food se compose de quatre parties et de douze annexes, et il ne se lit pas dans l’ordre : chacune s’adresse à un lecteur différent.

Partie	Contenu	À qui elle s’adresse
Partie 1	Protocole de certification : ce qui se passe avant, pendant et après l’audit — contrat, périmètre, types d’audit, options annoncée et non annoncée, durée, notation, plan d’actions, certificat, programme Integrity, usage des logos.	Le responsable qualité qui pilote la certification et sa direction.
Partie 2	Checklist d’audit : les 232 exigences auditables, réparties en 5 chapitres. C’est le contenu que l’auditeur note une par une.	Toute l’entreprise, chapitre par chapitre.
Partie 3	Exigences applicables aux organismes d’accréditation, aux organismes de certification et aux auditeurs : qualification, compétences par périmètre produit et technologie, règles de conduite.	L’organisme de certification. Utile au site pour vérifier que son auditeur est qualifié.
Partie 4	Reporting, logiciel IFS et base de données IFS : contenu obligatoire du rapport, du certificat, règles d’accès et traitement des données.	L’organisme de certification, et le site pour ce qui concerne ses propres données.
Annexes 1 à 12	Champ d’application des référentiels IFS, processus de certification, périmètres produit et technologie, arbre d’exclusion, logigrammes de gestion des non-conformités, modèle de plan d’actions, contenu du rapport et du certificat, glossaire.	Tous. Ce sont les annexes que l’on consulte le plus souvent en pratique.

Un cinquième document, qui ne figure pas dans le référentiel mais lui est rattaché, mérite d’être connu : l’IFS Food Doctrine. Elle apporte des règles supplémentaires et des clarifications sur l’interprétation de certaines exigences. Le point à retenir est juridique autant que pratique : le référentiel et la doctrine sont l’un comme l’autre des documents normatifs, et doivent être mis en oeuvre aux dates définies après leur publication officielle. Ignorer la doctrine, c’est ignorer une partie du référentiel. Avant d’engager la démarche, le site doit avoir lu les versions en vigueur de ces deux documents.

Le protocole de certification

La Partie 1 est le coeur de ce module. Elle décrit tout ce qui entoure l’audit — et c’est précisément cette partie que les équipes qualité connaissent le moins bien, parce qu’elles concentrent leur préparation sur la checklist. C’est une erreur de calcul : un site peut parfaitement maîtriser ses 232 exigences et perdre son certificat pour un motif de protocole, un délai manqué ou un périmètre mal défini.

Le processus de bout en bout

Le processus décrit par l’Annexe 2 comporte sept étapes. L’entreprise décide d’aller vers une certification IFS, lit le référentiel et réalise une auto-évaluation pour situer son niveau. Elle sélectionne un organisme de certification approuvé par l’IFS. L’entreprise et l’organisme définissent ensemble le périmètre d’audit. L’organisme détermine la durée et la date de l’audit. L’audit est réalisé : réunion d’ouverture, évaluation sur site, revue documentaire et inspection, réunion de clôture. Le plan d’actions est établi puis complété. Enfin, la décision de certification est prise, dans un délai de six à huit semaines maximum.

Avant l’audit initial, le site peut réaliser un pré-audit volontaire pour évaluer sa situation. Deux règles l’encadrent : le pré-audit ne peut pas être déposé dans la base de données IFS, et il doit être réalisé par un auditeur différent de celui qui conduira l’audit de certification. Un site qui démarre de nouvelles activités doit par ailleurs s’assurer que toutes les exigences IFS sont auditables au moment de l’audit initial ; l’IFS recommande au minimum trois mois d’exploitation avant ce premier audit. La raison est mécanique : sans historique d’exploitation, il n’y a ni enregistrements de surveillance, ni audit interne, ni revue de direction à présenter.

Le contrat avec l’organisme de certification

Le site doit désigner un organisme de certification approuvé par l’IFS et accrédité selon l’ISO/IEC 17065:2012 pour le référentiel IFS Food. La liste de ces organismes est disponible par pays sur le site de l’IFS. Un contrat doit exister entre l’entreprise et l’organisme, et le référentiel fixe son contenu minimal : le périmètre d’audit convenu, la durée d’audit, les informations sur le rapport et le certificat, une référence au programme Integrity, et la mention que les informations sur l’entreprise et ses employés sont stockées dans la base de données IFS conformément au règlement général sur la protection des données.

Le contrat n’est que la moitié de l’affaire. Le site doit aussi informer clairement l’organisme, en amont, de plusieurs éléments qui conditionnent la préparation de l’auditeur : tous les produits présents sur le site et les procédés associés, structures décentralisées comprises ; les cas où des activités ou des produits sont externalisés auprès d’un tiers pour son compte ; la liste des produits exportés et des pays de destination, puisque la légalité s’apprécie au regard de ces pays ; toute demande d’exclusion de groupes de produits, qui sera vérifiée ; et enfin l’historique de certification, IFS ou tout autre référentiel reconnu GFSI — type de certification, date du dernier audit même s’il a été réalisé par un autre organisme, année du dernier audit non annoncé, retrait éventuel d’un certificat. Cet historique n’est pas une formalité : c’est lui qui permet de vérifier que la règle de fréquence des audits non annoncés est respectée.

Pendant tout le cycle de certification, la direction du site doit informer l’organisme en temps utile de tout changement susceptible d’affecter sa capacité à rester conforme : rappel de produit, alerte, changement d’organisation ou de direction, modification importante des produits ou des méthodes de production, changement d’adresse. L’exigence § 1.2.6 de la checklist identifie trois situations spécifiques qui imposent une notification sous trois jours ouvrés. L’organisme doit alors remplir le formulaire d’information extraordinaire de la base IFS en anglais et le renvoyer à IFS Management GmbH dans les trois jours ouvrés suivant la réception, puis fournir une analyse des causes et un rapport d’avancement de l’investigation dans les dix jours ouvrés. Enfin, l’audit se déroule dans la langue de travail du site ; si une traduction est nécessaire, l’organisme fournit un interprète qualifié et non affilié à l’entreprise.

Les types d’audit

L’audit IFS est toujours réalisé sur site et sur des jours ouvrés consécutifs, que l’option retenue soit annoncée ou non annoncée. Une seule dérogation existe, l’IFS Split Audit : dans des circonstances exceptionnelles, par exemple une crise largement reconnue, quand un audit entièrement sur site est difficilement possible, le site peut convenir avec son organisme d’un audit scindé. La partie sur site est alors réalisée en premier, suivie d’une partie à distance utilisant les technologies de l’information. Ce format impose l’application du document normatif « IFS Split Audit Protocol » et une justification suffisante dans le rapport.

Type d’audit	Quand il a lieu	Options possibles
Audit initial « premier »	Toute première certification IFS Food du site, sans historique de certification. Toutes les exigences de la checklist sont auditées.	Annoncé ou non annoncé (le non annoncé n’est pas recommandé pour un premier initial).
Audit initial « nouveau »	Après une interruption du cycle, après un audit de certification échoué en raison de non-conformités ou d’un score inférieur à 75 %, après un audit de suivi échoué, ou après un audit d’extension échoué. Le rapport et le plan d’actions précédents sont revus.	Annoncé ou non annoncé.
Audit de recertification	Chaque année, pour maintenir la certification. Audit complet de toutes les exigences. La période durant laquelle il doit se tenir figure sur le certificat.	Annoncé ou non annoncé.
Audit de suivi	Uniquement lorsqu’une seule non-conformité Majeure a été relevée avec un score total supérieur ou égal à 75 %. Centré sur la résolution de cette Majeure. Au plus tôt six semaines et au plus tard six mois après l’audit principal.	Annoncé uniquement.
Audit d’extension	Pour étendre le périmètre du certificat en cours de validité : lignes non en fonctionnement lors de l’audit principal, produits saisonniers, changements significatifs du procédé ou de son environnement.	Annoncé uniquement.

L’audit de suivi obéit à des règles précises. Il est réalisé sur site, généralement par le même auditeur que l’audit principal, et dans la fenêtre de six semaines à six mois. Si ce délai n’est pas respecté, ou si le site renonce à l’audit de suivi, un nouvel audit initial devient nécessaire. En cas de succès, le certificat est délivré — mais uniquement au niveau Foundation, même si le score final atteint ou dépasse 95 %. C’est une conséquence que beaucoup de sites découvrent trop tard : une Majeure coûte le niveau supérieur pour l’année entière. En cas d’échec du suivi, le rapport est déposé dans la base et un nouvel audit initial doit être programmé, au plus tôt six semaines après.

L’audit d’extension a une conséquence encore plus lourde. Les conditions de réussite sont les mêmes que pour un audit initial ou de recertification, mais limitées aux exigences réellement auditées. En cas de succès, le certificat est mis à jour avec le nouveau périmètre et conserve la même date d’expiration que le certificat issu de l’audit principal ; le score initial n’est pas modifié. En cas d’échec — c’est-à-dire dès qu’une ou plusieurs non-conformités sont relevées —, l’audit complet, audit principal inclus, est réputé échoué et le certificat en cours est retiré. Un audit d’extension n’est donc jamais une formalité administrative : il remet en jeu la certification entière.

Annoncé ou non annoncé

Avant de programmer l’audit, l’organisme de certification décide et informe le site du caractère annoncé ou non annoncé de l’audit, en veillant à ce qu’au moins un audit IFS Food sur trois soit non annoncé, règle en vigueur depuis le 1er janvier 2021 quelle que soit la version du référentiel appliquée. L’organisme décide de l’année du premier audit non annoncé obligatoire et en informe le site au moins six mois avant la date d’échéance ; il doit garantir le respect de cette fréquence même si le site change d’organisme de certification.

L’audit annoncé se tient à une date convenue entre le site et l’organisme, sur des jours consécutifs. Une recertification annoncée se programme au plus tôt huit semaines avant la date d’échéance et au plus tard deux semaines après, cette échéance étant l’anniversaire de l’audit initial. L’audit non annoncé, lui, se déroule dans une fenêtre de seize semaines avant la date d’échéance à deux semaines après, sans notification préalable de la date. La conséquence pratique est directe : toutes les exigences de la checklist doivent être mises en oeuvre avant le début de la fenêtre, pas avant une date connue. Un site en option non annoncée vit seize semaines en état d’audit permanent.

L’option non annoncée apporte en contrepartie l’IFS Star Status, visible dans la base de données et sur le certificat. Ce statut est retiré dès qu’un audit annoncé a lieu. Deux subtilités de comptage méritent d’être connues : un audit annoncé échoué ne compte pas pour la règle du « un sur trois non annoncé », alors qu’un audit non annoncé compte, qu’il soit réussi ou échoué. Et si le cycle est interrompu l’année où un audit non annoncé était dû, le prochain audit de certification — qui sera un nouvel audit initial — devra être conduit en non annoncé.

Le site n’est pas passif pour autant. Au plus tard quatre semaines avant le début de la fenêtre, il doit communiquer à son organisme le nom des personnes à contacter sur place et, s’il le souhaite, une période d’indisponibilité de dix jours ouvrés maximum, fractionnable en trois périodes au plus, ainsi que ses périodes de non-production. Pour les produits saisonniers, le régime change : la fenêtre de seize semaines ne s’applique pas, aucune période d’indisponibilité n’est permise, et l’audit peut survenir à n’importe quel moment de la période de production saisonnière. Enfin, la sanction du refus d’accès est immédiate : hors force majeure, si le site refuse l’entrée à l’auditeur, le certificat en cours est retiré par l’organisme dans un délai maximal de deux jours ouvrés, tous les utilisateurs de la base ayant ce site en favori sont notifiés par courriel, et le site est facturé du coût total de l’audit.

La durée de l’audit

La durée minimale de l’audit n’est pas négociée : elle est calculée par un outil de calcul obligatoire mis à disposition par l’IFS sur son site. Trois paramètres l’alimentent — le nombre total d’employés, entendu comme le nombre maximal de personnes présentes sur le site en considérant le maximum possible sur une année, temps partiels, personnel posté, intérimaires et administratifs compris ; le nombre de périmètres produit ; et le nombre d’étapes de procédé. La durée minimale ainsi calculée est toujours d’au moins deux jours, soit seize heures. Une journée d’audit vaut huit heures hors pause déjeuner et ne doit jamais dépasser dix heures.

La durée finale relève de la responsabilité de l’organisme de certification et peut dépasser le minimum calculé. Les facteurs d’allongement cités par le référentiel sont l’audit initial lui-même, qui demande du temps supplémentaire pour les réunions d’ouverture et de clôture, le nombre de lignes de production qui allonge la revue HACCP, la complexité des procédés, la taille et l’ancienneté du site, les difficultés de communication, la qualité de la préparation du site, le nombre d’écarts relevés lors de l’audit précédent et les investigations rendues nécessaires en cours d’audit. Pour une équipe d’auditeurs, deux heures minimum s’ajoutent, allouées à l’équipe et non à un auditeur, pour les tâches communes.

Les réductions, elles, sont strictement encadrées. Une réduction de 0,5 jour est possible dans un seul des cas suivants : audit combiné, par exemple IFS Food avec IFS Logistics ou IFS Broker, à condition que certaines parties soient auditées en commun ; site multi-localisations dont certaines exigences ont déjà été auditées au siège ; site multi-entités juridiques avec périmètres différents et siège désigné ; site à procédés simples, répétitifs et à forte intensité de main-d’oeuvre, sur la base d’une analyse de risque ; audit principal d’un site nécessitant chaque année un audit d’extension pour cause de saisonnalité ; site où tous les procédés n’ont pas pu être audités lors d’un audit non annoncé. Une réduction de 0,75 jour est possible pour un site du périmètre produit 5, fruits et légumes, réalisant une simple manutention sans transformation significative, et pour les sites des périmètres 3, 6, 8, 9, 10 ou 11 dont les procédés se limitent au tri, à l’embouteillage, au conditionnement simple sans atmosphère modifiée ni vide, ou au mélange pour le seul périmètre 10.

Trois garde-fous encadrent ces réductions. Le seul motif acceptable est un motif défini par le référentiel ; l’organisme ou l’auditeur doit le justifier dans le rapport ; et le cumul de plusieurs motifs est interdit, y compris dans le cas d’un audit combiné. Le programme Integrity contrôle régulièrement ces justifications. À la durée calculée s’ajoutent enfin, au minimum, deux heures de préparation et 0,75 jour — six heures — de rédaction du rapport, temps qui ne se passent pas sur le site mais qui font partie de la prestation.

Le système de notation

Le système de notation est le point du protocole qu’il faut maîtriser sans hésitation, parce que c’est lui qui décide de l’issue. L’auditeur évalue chaque exigence, régulière ou KO, et détermine si elle est satisfaite. Il évalue aussi l’efficacité des mesures prises : si ces mesures ne sont pas efficaces, au sens où elles ont un impact négatif sur la sécurité des aliments, où elles constituent un manquement aux exigences légales des pays de production ou de destination, ou un manquement aux accords clients, l’auditeur doit relever un écart ou une non-conformité. La conformité formelle ne suffit donc pas : une procédure appliquée mais inefficace est notée comme un écart.

Il existe six possibilités de notation, plus l’option de non-applicabilité.

Notation	Signification	Points
A	Conformité totale.	20 points
B (écart)	Conformité presque totale.	15 points
C (écart)	Une partie de l’exigence n’est pas mise en oeuvre.	5 points
D (écart)	L’exigence n’est pas mise en oeuvre.	moins 20 points
Majeure (non-conformité)	Peut être attribuée à toute exigence régulière non définie comme KO. Motifs : manquement substantiel aux exigences du référentiel, incluant notamment la sécurité des aliments ou les exigences légales des pays de production ou de destination ; ou procédé hors de contrôle pouvant avoir un impact sur la sécurité des aliments.	Retire 15 % du total possible ; le certificat ne peut pas être délivré.
Exigence KO notée D (non-conformité)	L’exigence KO n’est pas mise en oeuvre.	Retire 50 % du total possible ; le certificat ne peut pas être délivré.
N/A	Exigence non applicable. Ne s’applique pas aux KO numéros 1, 3 et 5 à 10. L’auditeur doit fournir une explication dans le rapport.	Non comptée dans le calcul du score.

Deux chiffres méritent d’être regardés de près. D’abord l’écart entre C et D : cinq points contre moins vingt. Le passage d’une exigence partiellement mise en oeuvre à une exigence non mise en oeuvre coûte vingt-cinq points, soit plus que ce qu’une conformité totale rapporte. Ensuite le fait qu’une note D soit négative : elle ne prive pas seulement des points, elle en retranche. Quelques D suffisent à faire basculer un score qui paraissait confortable.

Les exigences KO forment une catégorie à part. Le référentiel les décrit comme essentielles, portant sur des sujets clés que le site doit avoir mis en oeuvre pour être conforme. Elles sont au nombre de dix, numérotées de 1 à 10 : § 1.2.1 gouvernance et engagement ; § 2.3.9.1 système de surveillance de chaque CCP ; § 3.2.2 hygiène du personnel ; § 4.1.3 accord client ; § 4.2.1.3 spécifications des matières premières ; § 4.12.1 maîtrise du risque de corps étrangers ; § 4.18.1 traçabilité ; § 5.1.1 audits internes ; § 5.9.1 procédures de rappel, de retrait et de gestion des incidents ; § 5.11.3 actions correctives.

Leur notation obéit à une échelle propre. Un A vaut vingt points comme ailleurs. Un KO B, qui correspond à une petite partie de l’exigence non mise en oeuvre sans impact sur la sécurité des aliments, la légalité ni les exigences client, vaut zéro point — et non quinze. La notation C n’existe pas pour une exigence KO. Et un D sur une exigence KO est une non-conformité qui retire 50 % du total possible : le certificat ne peut pas être délivré. C’est l’effet couperet dont il faut se souvenir. Un site peut avoir tout le reste excellent : un seul KO noté D et l’audit est échoué, sans audit de suivi possible.

Le score final s’exprime en pourcentage, et non en points bruts, précisément parce qu’un nombre significatif d’exigences déclarées non applicables rendrait un total absolu trompeur. Le calcul est le suivant : le nombre total de points possibles est égal au nombre d’exigences IFS Food, diminué des exigences évaluées N/A, le tout multiplié par vingt. Le score final en pourcentage est le rapport entre les points obtenus et ce total possible. L’auditeur doit fournir des explications dans le rapport pour les exigences définies comme champs obligatoires — même notées A —, pour toutes les exigences notées B, C ou D, pour les non-conformités Majeures et KO, et pour les exigences auditées comme non applicables.

Ce score détermine le niveau de certification. Un score supérieur ou égal à 95 % donne le niveau IFS Food Higher. Un score supérieur ou égal à 75 % et inférieur à 95 % donne le niveau IFS Food Foundation. En dessous de 75 %, l’audit est échoué. Le seuil de 75 % joue aussi un rôle dans la gestion des non-conformités : une Majeure unique avec un score supérieur ou égal à 75 % ouvre la voie à un audit de suivi, alors que plus d’une Majeure, ou un score inférieur à 75 %, ferme cette voie.

Lorsqu’une ou plusieurs non-conformités Majeures ou KO sont relevées, la certification ne peut pas être accordée et, s’il s’agit d’une recertification, le certificat en cours doit être retiré. Le retrait est effectué dans la base de données par l’organisme dès que possible, et au plus tard deux jours ouvrés après le dernier jour d’audit. L’organisme doit fournir dans la base, en anglais, les explications sur les motifs du retrait, y compris le numéro de l’exigence concernée, avec le même niveau de détail que dans le plan d’actions. Tous les utilisateurs de la base ayant le site en favori reçoivent une notification par courriel expliquant la non-conformité identifiée.

Le plan d’actions, sa validation et la revue technique

L’auditeur ou l’organisme adresse au site le plan d’actions, avec la liste des constats, au plus tard deux semaines après le dernier jour d’audit. Un score et un rapport provisoires peuvent être obtenus sur demande. Le site s’en sert de base pour définir ses corrections et ses actions correctives. Il doit y apporter la preuve de la mise en oeuvre des corrections et proposer des actions correctives pour tous les écarts B, C et D, pour les KO B et pour les non-conformités Majeures ou KO notées D, ainsi que les responsabilités et les délais de mise en oeuvre.

La distinction entre correction et action corrective structure les délais et n’est pas une subtilité de vocabulaire. La correction traite l’effet : elle doit être fournie ET mise en oeuvre sous quatre semaines, et la preuve de cette mise en oeuvre doit parvenir à l’organisme dans un délai maximal de quatre semaines après réception du plan d’actions. L’action corrective traite la cause : elle doit être proposée dans les mêmes quatre semaines, mais peut être mise en oeuvre plus tard — sa mise en oeuvre peut dépasser le délai de délivrance du certificat, à condition que l’entreprise le justifie, et elle doit dans tous les cas être réalisée avant l’audit de recertification au plus tard.

Le référentiel donne des exemples de preuves acceptables pour la mise en oeuvre des corrections : enregistrements de formation, procédures mises à jour avec modifications traçables, photographies avant et après, preuve de communication des documents au personnel concerné, rapport d’audit interne ou d’inspection, factures de réparation. Un point mérite d’être souligné parce qu’il piège régulièrement : un devis de réparation n’est pas accepté, car il prouve seulement l’intention de corriger, pas la correction. Pour un document mis à jour, il peut être nécessaire de joindre la preuve de la formation ou de la communication associée ; pour un formulaire mis à jour, il peut être demandé d’envoyer un exemplaire renseigné. Les corrections et actions correctives doivent par ailleurs être traduites en anglais.

L’auditeur ou un représentant de l’organisme valide ensuite, dans la colonne prévue du plan d’actions et avant l’émission du rapport final, la pertinence des corrections, des actions correctives et de leurs dates de mise en oeuvre, ainsi que les preuves fournies. Si les preuves sont invalides ou insuffisantes, ou si les dates ne sont pas pertinentes, le plan est retourné au site pour complément en temps utile — et si le plan n’est pas complété et libéré dans les délais, la certification peut ne pas être délivrée. Le plan et ses preuves sont conservés trois ans par l’organisme.

Vient enfin la revue technique. Elle est conduite par un vérificateur nommé par l’organisme de certification, distinct de l’auditeur, et couvre au minimum toutes les tâches d’un IFS Reviewer telles que définies à l’Annexe 12. Les imprécisions ou les doutes sur les constats et les notations attribuées doivent être clarifiés entre l’auditeur et le vérificateur. Sur la base de cette revue, le vérificateur recommande ou non la délivrance du certificat. La décision finale appartient à l’organisme de certification et doit être prise par une ou plusieurs personnes autres que celles qui ont réalisé l’audit.

Le certificat et le cycle

Le certificat n’est délivré que lorsque les corrections sont mises en oeuvre. Sa validité commence à sa date d’émission et s’achève au dernier jour de l’audit initial, plus huit semaines moins un jour, plus un an. Le dépôt du rapport, du plan d’actions et du certificat dans la base de données intervient entre six et huit semaines à compter du dernier jour d’audit, selon la répartition suivante : deux semaines maximum pour l’envoi du plan d’actions par l’auditeur, quatre semaines maximum pour la complétion par l’entreprise, et deux semaines maximum pour la revue technique, la décision, l’émission et le dépôt.

La fenêtre de programmation de la recertification s’étend de huit semaines avant à deux semaines après le dernier jour de l’audit initial pour un audit annoncé, et de seize semaines avant à deux semaines après pour un audit non annoncé. La date de recertification se calcule à partir de la date de l’audit initial et non de la date d’émission du certificat : cette convention permet à la validité de rester stable d’une année sur l’autre, même si la date d’audit varie légèrement. La responsabilité du renouvellement incombe au site, qui reçoit un rappel automatique de la base trois mois avant l’expiration ; passé le terme sans audit, tous les utilisateurs ayant le site en favori reçoivent une notification automatique.

Si la recertification n’est pas programmée en temps utile, ou si les étapes du processus ne sont pas achevées dans les délais, une rupture de certification survient et un nouveau cycle initial doit être engagé. Le rapport et le certificat précédents restent visibles dans la base pendant trois mois après la fin de validité ; au-delà, la certification n’est plus visible et le COID passe automatiquement en statut inactif. Un site qui laisse filer trois mois disparaît donc des écrans de ses clients.

Le retrait et la suspension obéissent à des motifs distincts qu’il ne faut pas confondre. Le certificat est retiré lorsque des informations indiquent que les produits ou procédés peuvent ne plus être conformes au système de certification — notamment en cas de non-conformités relevées lors d’un audit principal ou de suivi, ou de refus d’accès hors force majeure —, lorsque la production s’est arrêtée et a déménagé, ou en cas de résiliation du contrat de certification. Le certificat est suspendu en cas d’investigation en cours par l’organisme à la suite d’un incident de sécurité des aliments ou d’un autre événement, pour tous les sites rattachés à un siège lorsqu’une non-conformité est relevée lors de l’audit de ce siège, et en cas de non-paiement de l’audit en cours par l’entreprise auditée.

Le rapport d’audit, enfin, reste la propriété de l’entreprise et ne peut être communiqué à un tiers, en tout ou partie, sans son accord préalable — sauf obligation légale, exigence des organismes d’accréditation ou activités de surveillance de la GFSI. Le consentement à la diffusion est donné par écrit. L’organisme conserve une copie du rapport et de la documentation associée, notes de l’auditeur comprises, pendant cinq ans. Et le niveau de mesures complémentaires que l’acheteur juge nécessaires au-delà du certificat relève de la seule appréciation de chaque entreprise acheteuse : le certificat IFS ne dispense pas mécaniquement le client de ses propres contrôles.

Le programme Integrity et les sanctions

Lancé début 2010, le programme Integrity est le dispositif qui garantit que le certificat veut dire quelque chose. Il revoit les rapports d’audit des entreprises certifiées et déploie plusieurs mesures pour analyser la performance des organismes de certification et des auditeurs. Son objectif est explicite : éviter qu’un acteur du marché obtienne un avantage concurrentiel en ne respectant pas les règles IFS. La majorité de ses activités suivent une approche fondée sur le risque, une part plus réduite reposant sur les plaintes et les lanceurs d’alerte. L’organisme de certification est tenu d’informer le site des procédures et des règles du programme, et l’acceptation du programme fait partie des exigences de tous les référentiels IFS.

Le programme se déploie selon quatre activités. L’analyse de la base de données vérifie automatiquement chaque rapport déposé au regard de paramètres définis, comme la qualification des auditeurs et la durée d’audit ; les écarts notables sont clarifiés avec les organismes, qui peuvent devoir fournir des déclarations détaillées. Les contrôles Integrity sur site évaluent les sites certifiés, sur une base soit risque, soit plainte ; ils sont en général non annoncés, avec un préavis de trente minutes avant le début, et exceptionnellement annoncés, généralement jusqu’à quarante-huit heures à l’avance. Les audits de bureau des organismes de certification contrôlent la bonne application des procédures par échantillonnage de rapports. Les audits témoins accompagnent un auditeur IFS pendant un audit réel ; au moins un audit témoin suit chaque audit de bureau d’un organisme.

Les conséquences pour le site sont concrètes. Un site détenteur d’un certificat valide doit accepter un contrôle Integrity, annoncé ou non, et donner accès et appui à l’auditeur Integrity mandaté. Si une non-conformité Majeure ou KO est identifiée lors d’un contrôle Integrity sur la base de preuves objectives, elle a exactement le même effet sur le certificat en cours que si elle avait été relevée lors d’un audit régulier. Et si le site refuse l’accès à l’auditeur Integrity, ce refus est considéré comme une violation du contrat, qui conduit typiquement au retrait du certificat en cours. Le rapport de chaque contrôle n’est communiqué qu’à l’entreprise, à son organisme de certification et, sur demande, aux autorités, aux organismes d’accréditation et à la GFSI ; en cas de contrôle motivé par une plainte, il peut aussi être partagé avec le plaignant.

La gestion des plaintes est ouverte aux distributeurs comme à toute autre partie intéressée, lanceurs d’alerte compris, par courriel ou via le formulaire du site IFS. Les plaintes sont traitées confidentiellement et évaluées de façon neutre ; l’investigation peut mobiliser n’importe laquelle des activités du programme, et le plaignant est informé du résultat si cela est pertinent.

Les sanctions, enfin, ne visent pas les sites mais les organismes de certification et les auditeurs. Lorsqu’un manquement est imputable à un organisme ou à un auditeur, l’IFS transmet le dossier de façon anonyme à un comité de sanction indépendant, composé d’un juriste et de représentants de l’industrie, de la distribution et des organismes de certification, qui statue sur l’existence et la gravité du manquement. Les fautes administratives repérées par investigation de la base peuvent être traitées directement par le management qualité IFS, sous réserve de confirmation par le président juriste du comité. À chaque manquement définitivement établi correspond un certain nombre de points négatifs, cumulables, avec une prescription glissante de deux ans. Dans les cas très graves seulement, un organisme ou un auditeur peut être suspendu pour un temps donné ou voir son contrat résilié. L’IFS informe alors l’organisme d’accréditation compétent.

Ce qui change en Version 8

Une précaution méthodologique s’impose avant d’aborder ce point. Le référentiel IFS Food Version 8 ne contient pas de tableau de correspondance avec la Version 7, ni de liste officielle des modifications : il indique seulement avoir été révisé par les groupes de travail nationaux, le comité technique international et l’équipe technique IFS. Ce qui suit ne recense donc que des éléments directement démontrables dans le texte de la Version 8, sans extrapolation sur ce que contenait la version précédente. Pour un comparatif exigence par exigence, il faut se reporter aux documents de transition publiés par l’IFS et à la doctrine.

Premier élément démontrable, et le plus structurant : la culture de la sécurité des aliments entre explicitement dans la politique d’entreprise. L’exigence § 1.1.1, qui est une exigence étoilée, impose que la politique développée, mise en oeuvre et maintenue par la direction couvre au minimum quatre volets — sécurité des aliments, qualité produit, légalité et authenticité ; orientation client ; culture de la sécurité des aliments ; durabilité. Elle va plus loin en fixant le contenu minimal des objectifs de culture sécurité : communication sur les politiques et responsabilités de sécurité des aliments, formation, retour d’expérience des employés sur les sujets de sécurité des aliments, et mesure de la performance. La culture cesse ainsi d’être un discours pour devenir un objet mesuré.

Deuxième élément : la durabilité figure au même rang que les trois autres volets dans cette même exigence § 1.1.1. Le référentiel ne développe pas ce thème en un chapitre dédié, mais il en fait une composante obligatoire de la politique, ce qui suffit à ce qu’un auditeur en demande la trace.

Troisième élément : le food defence dispose de sa propre section, § 4.21, à la fin du chapitre 4, aux côtés de la fraude alimentaire traitée en § 4.20. Le chapitre 4, intitulé « Processus opérationnels », s’organise en vingt et une sections qui suivent le flux réel de fabrication — de l’orientation client et des accords contractuels en § 4.1 jusqu’au food defence en § 4.21, en passant par les spécifications, le développement produit, les achats, l’emballage, l’implantation du site, les locaux, le nettoyage et la désinfection, les déchets, les corps étrangers, les nuisibles, la réception et le stockage, le transport, la maintenance, les équipements, la traçabilité et les allergènes. Cette organisation par flux est ce qui rend le chapitre lisible malgré ses 132 exigences.

Quatrième élément, du côté du protocole : les dates d’application. Les audits Version 8 sont possibles depuis le 1er octobre 2023 et obligatoires depuis le 1er janvier 2024. La règle d’au moins un audit non annoncé sur trois s’applique quant à elle depuis le 1er janvier 2021, indépendamment de la version — un site qui passe en Version 8 conserve donc son historique de comptage.

Comment lire les 232 exigences

La Partie 2 compte 232 exigences auditables, réparties en cinq chapitres. Cette répartition n’est pas équilibrée, et c’est précisément l’information la plus utile pour organiser une préparation : plus de la moitié du référentiel se trouve dans un seul chapitre.

Chapitre	Intitulé	Exigences	Part
1	Gouvernance et engagement	11	5 %
2	Système de management de la sécurité des aliments et de la qualité	27	12 %
3	Management des ressources	25	11 %
4	Processus opérationnels	132	57 %
5	Mesures, analyses, améliorations	37	16 %
Total		232	100 %

La logique des cinq chapitres se lit comme une chaîne. Le chapitre 1 traite de ce que la direction décide : politique, structure, revue de direction. Le chapitre 2 traite du système lui-même : management de la qualité, maîtrise documentaire, plan HACCP et analyse des dangers selon les étapes du Codex. Le chapitre 3 traite des moyens humains : hygiène du personnel, vêtements, formation, installations sanitaires. Le chapitre 4 traite de la fabrication, du client jusqu’au food defence. Le chapitre 5 traite de la vérification et de la correction : audits internes, inspections, validation des procédés, étalonnage, contrôle quantité, analyses produit et environnementales, libération, réclamations, rappels et retraits, produits non conformes, gestion des écarts et actions correctives.

Deux marquages traversent ces cinq chapitres et changent la lecture d’une exigence. Le premier est l’astérisque, que l’on appellera ici exigence étoilée : le référentiel précise que ces exigences nécessitent une information obligatoire dans le résumé du rapport d’audit. Elles sont au nombre de 69. Concrètement, l’auditeur doit écrire quelque chose à leur sujet même lorsqu’il les note A — c’est ce que le protocole appelle les champs obligatoires. Une exigence étoilée n’est pas plus difficile qu’une autre, mais elle est plus visible : ce que vous en dites finira dans le rapport que vos clients liront.

Le second marquage est le KO. Dix exigences seulement, mais elles décident de l’issue. Les voici, avec leur numéro d’ordre IFS et leur sujet : KO n° 1, § 1.2.1, gouvernance et engagement ; KO n° 2, § 2.3.9.1, système de surveillance de chaque CCP ; KO n° 3, § 3.2.2, hygiène du personnel ; KO n° 4, § 4.1.3, accord client ; KO n° 5, § 4.2.1.3, spécifications des matières premières ; KO n° 6, § 4.12.1, maîtrise du risque de corps étrangers ; KO n° 7, § 4.18.1, traçabilité ; KO n° 8, § 5.1.1, audits internes ; KO n° 9, § 5.9.1, procédures de rappel, de retrait et de gestion des incidents ; KO n° 10, § 5.11.3, actions correctives. Un détail technique mérite d’être noté : la non-applicabilité ne peut être invoquée que pour les KO numéros 2 et 4 — le référentiel exclut explicitement le N/A pour les KO numéros 1, 3 et 5 à 10.

Une méthode de lecture, pour finir. Une exigence IFS se lit en trois temps. On identifie d’abord le verbe obligatoire : le référentiel emploie systématiquement « shall », que l’on rend en français par « doit ». On repère ensuite si l’exigence demande un document, un enregistrement, ou les deux — la nuance décide de ce que l’auditeur va réclamer. On cherche enfin la formule « à minima » ou « au minimum », qui introduit une liste dont aucun élément n’est optionnel : c’est le plancher, pas le programme. Les exigences qui contiennent une telle liste sont celles sur lesquelles les écarts C se concentrent, parce qu’il suffit d’oublier un élément de la liste pour que l’exigence soit partiellement mise en oeuvre.

Note de source : les 232 exigences et leur répartition par chapitre sont issues du décompte direct de la Partie 2 du référentiel IFS Food Version 8, avril 2023, ainsi que les 69 exigences étoilées et les 10 exigences KO.

À retenir

• L’IFS Food est un référentiel privé reconnu GFSI, détenu par les fédérations de la distribution allemande et française, qui certifie la conformité produit et procédé d’un site. Ce n’est ni une norme ISO, ni un système de management générique, ni un label consommateur.
• Il s’applique dès qu’un produit est transformé ou qu’il existe un risque de contamination lié au conditionnement primaire. C’est le critère du produit nu qui sépare l’IFS Food de l’IFS Logistics, de l’IFS Broker, de l’IFS PACsecure et de l’IFS Wholesale.
• La certification est spécifique au site : une entité juridique, une adresse, un certificat. Le périmètre couvre l’intégralité des activités, marques client et marques propres comprises ; l’exclusion d’un procédé est interdite et l’exclusion d’un produit n’est possible que par l’arbre d’exclusion de l’Annexe 4.
• L’audit se fait sur site, sur jours consécutifs, avec au moins 50 % du temps en zones de production. La durée minimale est calculée par l’outil IFS obligatoire, jamais moins de deux jours, et les réductions de 0,5 ou 0,75 jour sont limitativement énumérées et non cumulables.
• Cinq types d’audit : initial premier, initial nouveau, recertification, suivi et extension. Les audits de suivi et d’extension sont toujours annoncés. Un audit d’extension échoué fait échouer l’audit principal et entraîne le retrait du certificat.
• Au moins un audit sur trois est non annoncé depuis le 1er janvier 2021, dans une fenêtre de seize semaines avant à deux semaines après l’échéance ; toutes les exigences doivent donc être en place avant l’ouverture de la fenêtre. Le refus d’accès entraîne le retrait du certificat sous deux jours ouvrés.
• Notation : A vaut 20 points, B 15, C 5, D moins 20. Une Majeure retire 15 % du total possible, un KO noté D en retire 50 %, et dans les deux cas le certificat ne peut pas être délivré. Sur une exigence KO, un B vaut zéro point et la note C n’existe pas.
• Score supérieur ou égal à 95 % : niveau Higher. Entre 75 % et 95 % : niveau Foundation. En dessous de 75 % : échec. Une Majeure unique avec un score d’au moins 75 % ouvre un audit de suivi, dont la réussite ne donne le certificat qu’au niveau Foundation.
• Délais du plan d’actions : deux semaines pour l’émission par l’auditeur, quatre semaines pour la complétion et les preuves de correction par le site, deux semaines pour la revue technique et la décision. Soit six à huit semaines entre le dernier jour d’audit et le dépôt du certificat dans la base.
• Les corrections doivent être fournies et mises en oeuvre sous quatre semaines ; les actions correctives doivent être proposées dans le même délai mais peuvent être mises en oeuvre plus tard, au plus tard avant l’audit de recertification.
• Le certificat est valable douze mois, calculés depuis la date de l’audit initial et non depuis l’émission. Une rupture de cycle impose un nouvel audit initial ; passé trois mois, le COID passe en statut inactif dans la base.
• Le programme Integrity surveille les organismes, les auditeurs et les sites, par analyse de la base, contrôles sur site, audits de bureau et audits témoins. Une Majeure ou un KO relevé lors d’un contrôle Integrity a le même effet qu’en audit régulier ; refuser l’accès conduit au retrait du certificat.
• La checklist compte 232 exigences : 11 au chapitre 1, 27 au chapitre 2, 25 au chapitre 3, 132 au chapitre 4 et 37 au chapitre 5. Parmi elles, 69 exigences étoilées imposent une information obligatoire au rapport, et 10 exigences KO décident de l’issue de l’audit.